Поступая в зарубежный университет или претендуя на должность в иностранной компании, вы должны быть готовы к предоставлению ряда документов, которые нечасто запрашивают у соискателей в российских фирмах и учебных заведениях. Одними из таких документов является рекомендательное письмо на английском или reference letter. Если в России оно считается желательным, но зачастую необязательным дополнением к резюме, то в западной практике к нему относятся серьезно. Если вы не хотите упустить шанс получить престижное образование или перспективную работу, то вам наверняка стоит узнать больше о написании подобных писем.
Особенности и цель рекомендательного письма
Даже сегодня далеко не все знают, как писать рекомендательное письмо на английском – и зачем это делать в принципе. Даже те, кто имеют какие-то представления о подобном документе, нередко путают его с так называемой характеристикой или letter of recommendation. Именно поэтому важно подробнее разобраться во всех нюансах обоих писем.
Letter of recommendation - документ, которым соискатель никогда не занимается самостоятельно. Обычно его запрашивает отдел кадров той компании, куда вы подали резюме с целью уточнить какую-либо информацию о вашей деятельности на прежнем месте работы или личных качествах. Обычно такие письма носят сухой информативный характер, пишутся с использование строгой официальной лексики - и есть шанс, что вы так и не узнаете, что по вам запрашивался подобный документ.
С reference letter все несколько иначе. Во-первых, вы самостоятельно заручаетесь подобным письмом с прежнего или нынешнего места учебы или работы. Во-вторых, оно более информативное и чуть более эмоциональное в том, что касается описания ваших сильных и слабых деловых и личностных достоинств. И в-третьих, оно ценится очень высоко и зачастую является обязательным документом для поступления в вуз или приема на работу. Более того, если содержащихся в нем сведений будет достаточно для представителей компании или сотрудников университета, letter of recommendation может в принципе не потребоваться.
Что касается необходимости в подобном письме, но она вполне обоснована. Благодаря ему потенциальный работодатель получает возможность проанализировать успешность вашей деятельности на предыдущем месте работы, ваши сильные стороны как профессионала и человека в целом, а также умение налаживать контакты с людьми и взаимодействовать с коллективом. В случае с учебным заведением их представители смогут составить общую картину не только вашей успеваемости, но и социальной активности, которую в зарубежных вузах ценят весьма высоко.
Пишем рекомендательное письмо: правила
Для того чтобы ваше рекомендательное письмо на английском языке произвело соответствующее впечатление на работодателя или приемную комиссию, необходимо придерживаться следующих установленных правил:
- Соблюдать четкую структуру. Речь о ней пойдет ниже, но в любом случае необходимо учитывать, что это одно из важнейших условий грамотного написания reference letter.
- Придерживаться определенного объема. Как правило, такие письма состоят из 300-400 слов, однако могут быть и меньше, особенно если рекомендатель использует емкие и исчерпывающие фразы. А вот увеличивать размер документа нежелательно: читающий его специалист может усомниться в его правдивости или вовсе прекратить изучение из-за нехватки времени.
- Выбрать авторитетное лицо в качестве рекомендателя. Если вы поступаете в учебное заведение, то письмо может написать заведующий кафедрой вуза, где вы сейчас учитесь, ваш научный руководитель и даже директор школы. Для претендующих на должность в компании рекомендательное письмо от работодателя на английском (это может быть директор или начальник отдела) произведет лучшее впечатление нежели документ, составленный коллегой, с которым вы находитесь на равных позициях.
- Передавать ценную и свежую информацию. Дублировать сведения из резюме в рекомендательном письме нет никакой необходимости - более того, это может быть совершенно лишним. Кроме того, автору документа стоит сосредоточиться на описании тех важных качеств, которые имеют значение для выбранной вами должности, не пускаясь в излишние пространные описания. Информативные и емкие письма обычно вызывают больший интерес и располагают к кандидатуре соискателя.
- Позаботиться о полном отсутствии ошибок. «Хромая» лексика и проблемы с грамматикой позволят составить определенное мнение об уровне знаний английского у ваших коллег в частности и положении вашей компании в целом – и это мнение автоматически применится и к вам лично. Именно поэтому важно тщательно проверить письмо перед отправкой и отредактировать все огрехи.
Структура рекомендательного письма
Как уже говорилось выше, существует четкая структура написания reference letter. Порядок написания рекомендательных писем следующий:
- Шапка. В ней указывается наименование и контактные данные организации, в которой работали или на данный момент работаете вы и ваш рекомендатель. Это необходимо для того, чтобы потенциальный работодатель смог при желании проверить достоверность информации в письме.
- Дата. Пишется по определенным шаблонам, принятом в английском.
- Указание лица, к которому обращена рекомендация. Если этот человек уже известен, то можно обратиться к нему напрямую. Если нет – достаточно указать to whom it may concern.
- Указание лица, которому дается рекомендация.
- Представление. В данном абзаце рекомендатель представляется, называет свою должность и подтверждает факт определенных рабочих отношений с рекомендуемым.
- Сжатая история появления и работы рекомендуемого. Автор письма буквально в двух-трех предложениях указывает дату или сроки работы соискателя на прежней или нынешней должности и кратко описывает его ценность для компании.
- Описание деловых и личностных качеств. Может занять один-два абзаца – это самая объемная часть рекомендательного письма.
- Заключительный абзац. В нем дается прямая рекомендация на новое место работы или зачисление в учебное заведение.
- Заключительная часть. В ней автор письма приглашает обратиться к нему за необходимой информацией в случае необходимости и указывает свои контактные данные.
Если рекомендательное письмо отправляется по электронной почте, указывать физический адрес необязательно – достаточно корпоративного почтового ящика.
Пример Reference Letter
При написании документа зачастую используются те же выражения, фразы и речевые обороты, что и в обычной деловой переписке – правда, в них допускается и не слишком формальная описательная лексика. Примером подобного сочетания может стать образец рекомендательного письма, приведенный ниже.
December 8, 2020
Reference for Mr. Denis Victorov
Dear Mr.Gables,
I am Alexandra Kostornaya, the Head of the Sales Department at Wonderland Ltd. It is my pleasure to recommend Denis Victorov for the position of the deputy Head of the Sales Department at Joy Universe Ltd.
Denis joined our company in 2016 as a sales manager and since then he has proved to be one of the most reliable and effective member of our team.
Denis is professional and efficient in his approach to his work and very well-liked by his executive clients and all the colleagues. He is really well-presented and is able to work both as a part of the team or independently.
His contribution to all areas of company activity in which he has been involved has been much appreciated.
I believe that Denis will make a valuable addition to any company or organization that he may join. We deeply regret his decision to move and I recommend him without hesitation.
I would gladly answer any request for further information.
Sincerely,
Alexandra Kostornaya
Head of the Sales Department
Wonderland Ltd.
Разумеется, это всего лишь пример рекомендательного письма – фразы и лексика в нем могут слегка варьироваться. При необходимости все требуемые шаблоны можно найти в специальных словарях или в интернете.
Претендуя на должность в крупной компании или поступая в известный университет, не стоит забывать, что первое впечатление о вас зависит именно от содержательности и правильности оформления всех документов. Не пренебрегайте изучением правил написания рекомендательных писем: не исключено, что когда-то такое письмо сыграет ключевую роль в вашей карьере.
