Никто не застрахован от попадания в ситуацию, когда ваши права были ущемлены, вы остались недовольны оказанной услугой или предоставленным продуктом и т.д.
В таких случаях важно знать, куда обращаться и в какой форме. Тем более, если вы в чужой стране.
Поэтому в данной статье мы рассмотрим такую важную тему как письмо-жалоба на английском языке. Разберемся во всех тонкостях ее написания и правилах оформления.
Что такое письмо-жалоба?
Такого рода письмо – это один из видов официальной корреспонденции. Тем не менее, от других типов официальных документов данная рекламация отличается своей эмоциональностью.
Однако, несмотря на то что письму-жалобе присуща некоторая степень эмоциональной окраски, не стоит забывать, что это все же официальный документ.
Посему при его написании стоит придерживаться нейтрального тона повествования и избегать просторечивые оскорбления и ругательства.
Ваше письмо должно быть информативным и повествовательным, но в то же время передавать настроение адресанта.
Важно осветить возникшую проблему, не переходя на личности, но обозначить возникшее недовольство.
В каких случаях стоит прибегнуть к письму-жалобе?
Попав в чужую среду с иным менталитетом, главное помнить, что, возможно, некоторые поступки и действия являются нормой в конкретно взятом обществе.
Поэтому непосредственно перед тем как писать жалобу в вышестоящие инстанции или высшему руководству, проанализируйте сложившуюся ситуацию, исходя из нейтральной позиции.
Вам все же стоит подать жалобное письмо в тех случаях, если:
- Вы столкнулись с посягательством на ваши гражданские права.
- Вы недовольны приобретенной продукцией или же она не соответствует заявленному качеству, и вы можете это доказать.
- Вас не устроил уровень обслуживания (например, в ресторане, в гостинице, в банке, в любом гос. учреждении).
- Тур оператор некомпетентно выполняет свои служебные обязанности.
- Ваш коллега или непосредственный начальник грубо ведет себя и нарушает все правила субординации.
Таких ситуаций может быть уйма. Если у вас есть какие-либо претензии, которые вы хотите высказать вышестоящему руководству, вы должны написать письмо подобного содержания.
Как правильно составить письмо-жалобу?
Давайте перейдем к вопросу как писать жалобу на английском.
Если вы столкнулись с необходимостью подать такую письменную рекламацию, вам следует запомнить четкий порядок структурных частей письма.
В конечном счете ваша жалоба должна иметь следующую структуру:
Шапка
В самом верху должна быть информация об адресах автора и адресата. Это правило характерно для всех писем.
Так, в верхнем правом углу вы должны указать свой адрес, а в левом – адрес получателя жалобы.
Приветствие
Следующим пунктом необходимо обратиться к лицу, которому предназначается письмо.
Так, пропустив несколько строк вниз, должно следовать «Dear …».
К приветствию представляются такие же требования, как и в обычном деловом письме, а именно:
- Необходимо использовать официальное обращение «Dear Madam», «Dear Sir», «Dear Mr», «Dear Ms».
- Необходимо писать полную форму имени.
- При наличии звания или титула, оставлять его в обращении.
Например, «Dear Dean Janson» - «Дорогой декан Дженсон».
Основная часть
Если вы решили жаловаться на английском, тогда следующим шагом пора переходить к изложению сути проблемы.
В теле письма укажите, что вас не устроило, чем вы остались недовольны. Непосредственно причина жалобы должна быть обозначена в первом предложении.
В официальной переписке существуют клишированные фразы, которые используются для изложения сути письма.
Например, вы можете выбрать одну из следующих шаблонных фраз.
I am writing to draw your attention to… – Я пишу с целью привлечь ваше внимание к…
I am writing in connection with… – Я пишу в связи с…
I wish to express my displeasure… – Я бы хотел выразить свое недовольство
Выполняя перевод на английский, такие клише помогут сократить время составления жалобы и сделать ее более понятной.
После краткого изложения проблемы и обозначения ее при помощи данных конструкций, стоит детализировать письменную рекламацию, то есть более детально описать все действия и шаги, которые привели к возникновению конфликтной ситуации.
Важно помнить, что ваше письмо-претензия должно быть информативным и понятным. Информация должна быть структурирована, а также кратко и доступно изложена.
Вы должны оперировать фактами. Используйте даты, числа, время, указание места и т.д. Текст должен быть максимально «сухим» и «по существу».
Использование эпитетов, прилагательных и длинных сложных предложений не приветствуется.
Заключение
В заключительной части вы должны предложить свой выход из возникшей проблемы. Опишите свое видение разрешения конфликтной ситуации.
Ваше заключение должно отвечать на следующие вопросы:
- Чего вы хотите добиться этим письмом?
- Какова цель вашего обращения?
- Какой исход удовлетворил бы вас?
Сначала ответьте на эти вопросы для себя и затем изложите мысль на бумаге.
Заключение также должно быть информативным. Четко обозначьте меры, которые, с вашей точки зрения, должны быть приняты в отношение сотрудника.
Если вы рассчитываете на моральную компенсацию или же просто извинение, укажите это.
Чтобы предложить вариант как решить проблему на английском, вы можете использовать такие клише, как:
I assume we can sort this matter out amicably. – Я надеюсь, мы можем разрешить эту ситуацию мирным путем.
I suggest finding a solution that will suit both sides. – Я предлагаю найти решение, которое устроит обе стороны
I believe we can solve this problem amicably. – Я верю, что мы можем решить эту проблему мирным путем.
If you don’t find the way out, I will be forced to take further actions. – Если вы не найдете выход из ситуации, я буду вынуждена принять дальнейшие меры.
Прощание
Не забудьте попрощаться в конце письма. Ваша претензия на английском может заканчиваться таким шаблонным выражением, как:
Best regards, (name) – С наилучшими пожеланиями, имя адресанта.
Sincerely, (name) – С уважением, имя автора.
Пример жалобы на английском
Теперь давайте рассмотрим пример письма-жалобы на английском языке.
Victoria Prushina,
Gogolya str., 14,
Omsk, Russia
13th of September
Penn Roy
Paradise Hotel
Sunset str., 56
Boston, USA
Dear Hotel Manager,
I was on a business trip to Boston. It wasn’t my first mission to the city. I frequently visit Boston and always stay in your hotel. Unfortunately, this time I had the worst experience of living in hotels I’ve ever had.
My room was uncleaned. There was hair in a bathroom. The bedclothes were dirty. It seemed that the room hadn’t been cleaned by my arrival. I was disappointed and complain to a manager on this issue. He relocated me to another room and apologized. Still, I noticed roaches in the other room. I had to spend several hours in the hall.
I think it is reasonable to ask for a refund. I hope that you’ll sort this matter out and hold your reputation. I like your hotel but this time it disappointed me.
Best regards, Victoria.
Теперь давайте переведем этот образец письма-жалобы. Вот как выглядит перевод:
Виктория Прушина,
Ул. Гоголя, 14,
Омск, Россия
13 сентября
Пенн Рой
Отель «Парадиз»
Ул. Сансэт, 56
Бостон, США
Уважаемый менеджер отеля,
Я была в командировке в Бостоне. Это была не первая моя поездка в город. Я часто бываю в Бостоне и всегда останавливаюсь в вашем отеле. К сожалению, этот раз проживания в отеле стал худшим за всю мою жизнь.
Моя комната была не убрана. В ванной были волосы. Постельное белье было грязным. Казалось, что комната не была убрана перед моим прибытием. Я была разочарована и пожаловалась менеджеру по этому вопросу. Он заселил меня в другую комнату и извинился. Тем не менее, я заметила тараканов в другой комнате. Мне пришлось провести несколько часов в зале.
Я думаю, что разумно просить компенсацию. Я надеюсь, что вы разберетесь с этим вопросом и сохраните свою репутацию. Мне нравится ваш отель, но на этот раз он разочаровал меня.
С наилучшими пожеланиями, Виктория.
Надеемся, что этот пример letter of complaint помог вам наглядно понять структуру и содержание подобного рода корреспонденции.
